Hoe neem je de organisatie mee in jouw toekomstvisie?

Ben jij de Elon Musk van jouw organisatie? Durf jij disruptief te denken en heb je briljante ideeën die jullie toekomstbestendig maken? Maar hoe krijg je de rest van de organisatie net zo enthousiast en betrokken bij jouw visie?  

Als creatieve denker ben je net een speedbootje: je bent wendbaar en beweegt snel van links naar rechts. Maar achter jouw bootje volgt een minder flexibel containerschip: de rest van de organisatie.  

Het is uitdagend om een organisatie mee te krijgen in vernieuwing, maar cruciaal voor succesvolle uitvoering van jouw ideeën. Want heel eerlijk: een idee, is ook maar een idee. Het echte goud zit in de uitvoering.  

Manon Dahmen, specialist in Interne Communicatie, deelt haar strategieën waarmee ze grote organisaties zoals Nike, Coca-Cola en Heijmans helpt. Haar focus ligt op slimme interne communicatie. Zodat ideeën worden omgezet in actie en jouw visie tot uitvoering komt.  

Effectieve communicatie is persoonlijk

Mensen tot actie aanzetten vraagt om communicatie die duidelijk, begrijpelijk en persoonlijk is. Daarbij geldt: one size does not fit all. Niet iedereen is hetzelfde. Logisch. Jij bent jij, ik ben ik. Onze voorkeuren en behoeften verschillen. Dat geldt ook voor collega's. De 'one-size-fits-all' aanpak is een veelgemaakte communicatiefout. Ook wel hagelschieten genoemd: je verspreidt één algemene boodschap en hoopt dat het genoeg mensen raakt. Ik zal je verklappen, dat werkt niet. Op deze manier ga je niet al je collega’s meenemen in je vernieuwende visie.  

Geen onze-size-fits-all, maar wat dan wel?

Verdeel de organisatie in groepen. Elke groep heeft een andere aanpak. Vervolgens leer je deze doelgroepen kennen. Dat doe je door goed naar ze te luisteren. Stuur bijvoorbeeld een survey uit of ga persoonlijk met ze in gesprek en schrijf je bevindingen per doelgroep op. Stel vragen als:  

• Wat weet je al over het onderwerp?  

• Wat zou je graag willen weten?  

• Wat frustreert je in je werk?  

• Wat motiveert je?  

Creëer relevante communicatie

Nu je weet welke doelgroepen er zijn en waar hun behoefte ligt, kun je aan de slag. Per doelgroep ga je relevante communicatie creëren. Dit bestaat uit drie elementen:  

1. Relevantie:  
De informatie die een doelgroep nodig heeft. Laat irrelevante onderdelen buiten beschouwing. Speel in op wat ze belangrijk vinden en weerleg of vermijd hetgeen ze frustreert.

2. Moment:  
Kies het juiste moment om deze informatie te delen. Vaak heeft een manager informatie eerder nodig dan zijn team. Wordt iets pas over twee jaar geïmplementeerd? Dan heeft het weinig zin om nu een uitgebreide instructie te geven.

3. Kanaal:  
Kies het juiste kanaal per doelgroep. Niet iedereen maakt gebruik van e-mail, Intranet of is aanwezig bij dezelfde meetings. Speel in op de voorkeuren per doelgroep.  \

Nog een paar laatste tips

Wanneer je deze stappen volgt dan weet ik zeker dat je veel collega’s enthousiasmeert voor jouw visie en ideeën. Je speelt immers precies in op hun behoeften! Natuurlijk zijn er nog veel andere factoren die meespelen in het creëren van betrokkenheid:  

• Communiceer niet alles in één keer. Verandering is voor veel mensen moeilijk. Geef het tijd. Deel kleine, hapklare stukjes informatie en gun collega’s tijd om het te begrijpen, voordat je nieuwe informatie geeft.

• Meten is weten. Probeer zo min mogelijk aannames te doen. Gebruik een survey of interviews. Check na een half jaar of jaar communiceren nog eens bij ze in: is er iets veranderd? Dit geeft je inzicht in hoe je kunt bijsturen om jouw visie sneller en effectiever te realiseren.  

• Schakel hulp in van een ervaringsdeskundige. Het is een uitdaging om effectief te communiceren en gedragsverandering teweeg te brengen. Vraag bijvoorbeeld de afdeling communicatie of een externe expert om ondersteuning.

Je hoeft het niet alleen te doen

Goede communicatie maakt of breekt je toekomstvisie die je organisatie zo hard nodig heeft. Denk je ondanks deze tips: waar moet ik beginnen? Ik heb geen tijd! Of, er is geen afdeling Interne Communicatie die kan ondersteunen. Laat Manon je helpen. Ze geeft workshops om actiepunten te bepalen en onderzoekt de behoeften van medewerkers. Door op een praktische manier te ondersteunen, kan je de organisatie met slimme communicatie aanzetten tot actie of anders denken. Bekijk haar website www.manondahmen.nl of stuur een berichtje op LinkedIn.  

Hulp nodig om het startpunt van je toekomstvisie te bepalen? Of wil je toetsen of je toekomstvisie ook écht toekomstgericht is? The Forward Club is jouw kritisch kompas voor een evaluatie van je bedrijfsstrategie.

‍